AI automatizacija međunarodne suradnje i sveučilišne administracije: od dolaznog emaila do strukturiranog zapisa, nacrta odgovora i pravovremenog follow-upa, uz ljudsku kontrolu svake važne odluke.
Razgovarajmo o projektu
Upiti o partnerstvima, mobilnosti, istraživačkoj suradnji, gostujućim profesorima i međunarodnim projektima dolazili su kroz email, tablice i odvojene dokumente. Cilj je bio pretvoriti tu komunikaciju u pregledan proces bez gubitka osobnog pristupa i bez zamjene ljudi koji vode odnose s partnerima.
Dolazne poruke automatski se razvrstavaju prema vrsti zahtjeva: institucionalno partnerstvo, mobilnost, istraživačka suradnja, gostujući profesor, međunarodni projekt ili administrativni zahtjev.
Iz svake poruke izdvajaju se institucija, država, kontakt osoba, tema suradnje, rokovi i dokumenti koji nedostaju. Običan email postaje strukturirani zapis koji se može pretraživati i pratiti.
AI priprema prvi nacrt odgovora prema vrsti upita i dostupnom kontekstu. Djelatnik pregledava, prilagođava i odobrava poruku prije slanja.
Email ulazi u sustav, prepoznaje se institucija i kontakt, određuje kategorija zahtjeva te se predmet usmjerava odgovornoj osobi.
Sustav sažima postojeću komunikaciju, provjerava koje informacije ili dokumenti nedostaju i priprema nacrt odgovora za ljudski pregled.
Nakon odobrenja i slanja bilježe se status, dogovorene aktivnosti i sljedeći korak. Podsjetnik sprječava da važan kontakt ostane bez nastavka.
Konkretan primjer
Partner pošalje upit o mobilnosti. Sustav prepoznaje instituciju i državu, klasificira temu, izdvaja rok i popis potrebnih dokumenata te priprema odgovor. Nakon ljudske provjere poruka se šalje, a kontakt, povijest razgovora, sastanci, dokumenti i otvoreni zadaci ostaju dostupni ovlaštenim osobama.
AI organizira informacije, sažima duge niti, ubrzava ponavljajuće odgovore i predlaže sljedeći korak. Odluke o partnerstvima, akademskoj suradnji, institucionalnim prioritetima i sadržaju osjetljive komunikacije donose odgovorne osobe.
Ne. Automatizacija se može postaviti oko postojećeg emaila, obrazaca, tablica, CRM-a ili repozitorija dokumenata.
Da. Sustav može pripremati i sažimati višejezičnu komunikaciju, uz obaveznu ljudsku provjeru važnih poruka i terminologije.
Pristupi, vrste podataka i pravila čuvanja definiraju se prije implementacije. Ovlaštenja se ograničavaju prema ulozi i stvarnoj potrebi korisnika.
Opišite gdje se upiti, dokumenti ili follow-up danas najčešće gube.
Pošaljite upit